IKL Regulamin

Regulamin dostępu i korzystania z systemu Internetowej Kartoteki Lokali
w Spółdzielni Mieszkaniowej „Orunia” w Gdańsku

§ 1
Postanowienia wstępne

Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

  1. IKL – Internetowa Kartoteka Lokali, system elektronicznego dostępu do informacji dotyczących indywidualnego konta rozliczeń z tytułu opłat za lokale mieszkalne i garaże.
  2. Użytkownik – osoba, której przysługuje spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo odrębnej własności i została pozytywnie zweryfikowana w procesie rejestracji w systemie IKL.
  3. Formularz zgłoszeniowy – dane identyfikujące użytkownika.
  4. Login – numer członkowski a w przypadku braku numer ewidencyjny nadany przez Administratora.
  5. Hasło – indywidualny ciąg do 10 dowolnych znaków.
  6. Administrator – Spółdzielnia Mieszkaniowa „Orunia” z siedzibą w Gdańsku przy ulicy Krzemowej 2.
  7. Usługa – dostęp do IKL, jest on nieodpłatny i nie jest usługą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (DzU 144 z 2002r. poz. 1204 z późniejszymi zmianami).
  8. Formularz Zgłoszenia Usterki Technicznej – jest to formularz zgłaszania usterek przesłany do Spółdzielni po zalogowaniu do IKL. W formularzu znajdują się rubryki umożliwiające zgłoszenie, umiejscowienie oraz krótkie opisanie usterki.

§ 2
Korzystanie z aplikacji IKL

  1. Aplikacja IKL umożliwia dostęp do informacji o:
    1. naliczeniach opłat i wpłatach,
    2. powierzchni użytkowej lokalu,
    3. ilości osób korzystających z lokalu,
    4. wskazaniach wodomierzy na koniec okresu rozliczeniowego, wielkość zużycia wody oraz wyniku rozliczenia kosztów z tym związanych.
    5. rozliczeniu kosztów: centralnego ogrzewania i innych,
  2. Aplikacja IKL jest dostępna pod adresem: www.sm-orunia.pl zakładka IKL lub bezpośrednio: www.ikl.sm-orunia.pl
  3. Na pisemne żądanie użytkownika lub w przypadku wygaśnięcia tytułu prawnego do lokalu Administrator usuwa dane użytkownika z IKL oraz blokuje dostęp do konta.
  4. Saldo rozliczeń na dany dzień może nie uwzględniać wpłat, które nie zostały jeszcze przekazane przez banki na konto Spółdzielni, korekt wysokości opłat związanych np. ze zmianą ilości osób, wysokości zaliczek za CO, CW, zimną wodę i odprowadzenie ścieków i innych naliczanych zgodnie z przyjętą zasadą w Spółdzielni.
  5. Dane dostępne w IKL wprowadzane są systematycznie w czasie niezbędnym, czyli nie rzadziej niż raz na 5 dni roboczych. Do czasu ich wprowadzenia i przetworzenia, system może ujawniać dane nieaktualne (z uwagi na wewnętrzne procedury związane z weryfikacją dokumentów ostateczna aktualizacja za dany okres następuje po zamknięciu miesiąca obrachunkowego). Data ostatniej aktualizacji systemu IKL jest widoczna po zalogowaniu.
  6. IKL działa w oparciu o automatycznie generowane, nie weryfikowane przez Administratora dane. Uzyskane przez użytkownika tą drogą dane nie mogą stanowić wyłącznej podstawy roszczeń wobec Administratora. W przypadku wątpliwości dotyczących poprawności danych prezentowanych w IKL należy skontaktować się ze Spółdzielnią celem ich wyjaśnienia.
  7. Wszystkie pytania związane z systemem IKL, prosimy kierować na adres e-mail sekretariat@sm-orunia.pl lub telefonicznie 58 306-71-05.

§ 3
Rejestracja użytkownika

  1. Korzystanie z IKL jest możliwe tylko dla użytkowników, którzy zaakceptowali niniejszy Regulamin.
  2. W celu rejestracji w IKL użytkownik winien wypełnić formularz zgłoszeniowy aktywacji usługi, który jest dostępny w Spółdzielni lub jest do pobrania na stronie internetowej Spółdzielni pod adresem: www.sm-orunia.pl
  3. Zarejestrowanie usługi może nastąpić po okazaniu dowodu osobistego w celu weryfikacji danych zawartych w formularzu przez pracownika Spółdzielni.
  4. Podanie błędnych lub niepełnych danych w formularzu zgłoszeniowym uniemożliwi aktywację usługi.
  5. W wyniku pozytywnej weryfikacji pracownik Spółdzielni przyzna użytkownikowi login (numer członkowski lub numer ewidencyjny) oraz wygeneruje tymczasowe hasło startowe. Konto zostanie aktywowane w kolejnym dniu roboczym.
  6. Do loginu lub numeru ewidencyjnego użytkownikowi zostaną przypisane wszystkie posiadane lokale w zasobach Spółdzielni.
  7. Podczas operacji pierwszego logowania system IKL wymaga zmiany tymczasowego hasła na hasło własne użytkownika.
  8. System IKL umożliwia odzyskanie hasła. Do odzyskania hasła niezbędny jest numer członkowski lub numer ewidencyjny oraz adres e-mail. W przypadku gdy użytkownik nie posiada adresu e-mail należy zwrócić się osobiście do Spółdzielni w celu wygenerowania nowego hasła.

§ 4.
Zakres odpowiedzialności

  1.  Za prawidłowe działanie usługi IKL odpowiada Administrator.
  2. Administrator zastrzega sobie prawo modyfikacji usługi IKL w celu jej dalszego usprawnienia.
  3. Administrator ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku korzystania z niego w sposób niezgodny z przepisami prawa lub niniejszego regulaminu.
  4. Użytkownik obowiązany jest nie udostępniać loginu i hasła do swojego konta osobom nieuprawnionym. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia loginu użytkownika IKL oraz hasła przez osoby trzecie.
  5. W przypadku jakichkolwiek zmian danych zawartych w formularzu zgłoszeniowym lub zbycia lokalu użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym administratora.
  6. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
    • skutki wynikające z braku powiadomienia przez użytkownika o zmianie danych zawartych w formularzu zgłoszeniowym usługi,
    • szkody powstałe na skutek braku powiadomienia przez użytkownika o zbyciu lokalu,
    • szkody powstałe w wyniku wykorzystania przez użytkownika informacji uzyskanych za pośrednictwem usługi IKL,
    • brak ciągłości w świadczeniu usługi lub jej nieprawidłowe działanie wskutek przyczyn
    • niezależnych od administratora (np. awaria łącza internetowego) lub z przyczyn technicznych (konserwacja, awaria lub wymiana sprzętu itp.),
    • nieprawidłowe działanie usługi w wyniku niewłaściwego (niezgodnego z postanowieniami niniejszego regulaminu) korzystania przez użytkownika,
  7. Akceptując regulamin, użytkownik zobowiązuje się do:
    • powstrzymywania od jakichkolwiek działań, które naruszyłyby prywatność innych użytkowników,
    • powstrzymywania od jakichkolwiek działań, które mogłyby utrudniać lub zakłócać funkcjonowanie systemu, a także działań polegających na niszczeniu, zmianie, usuwaniu, uszkadzaniu, utrudnianiu dostępu do kont innych użytkowników.

§ 5.
Reklamacje

  1. Użytkownicy systemu IKL uprawnieni są do składania reklamacji dotyczących działania systemu.
  2. Reklamacja powinny być składane w siedzibie Spółdzielni, kierowane na adres Spółdzielni pocztą tradycyjną lub na adres e-mail: sekretariat@sm-orunia.pl
  3. Reklamacje wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia w którym nastąpiło to zdarzenie.
  4. Do reklamacji, w miarę możliwości, powinny być dołączone kopie dokumentów, służących do wykazania zasadności reklamacji.
  5. Reklamacji wniesionych przez osoby nie będące użytkownikami systemu nie uznaje się.
  6. Po rozpatrzeniu reklamacji Spółdzielnia zawiadamia o sposobie jej załatwienia osobę wnoszącą reklamację. Załatwienie reklamacji następuje w takiej formie, w jakiej została wniesiona, lub w inny sposób wybrany przez Spółdzielnię.

§ 6
Formularz Zgłoszenia Usterki Technicznej

  1. Po uzyskaniu uprawnień do korzystania z systemu IKL istnieje możliwość zgłaszania usterek technicznych w formie elektronicznej.
  2. W systemie IKL znajduje się zakładka „Zgłoszenie usterki”, po jej użyciu użytkownik zostanie przekierowany do „Formularza Zgłoszenia Usterki Technicznej”. W Formularzu znajdują się rubryki umożliwiające zgłaszającemu zgłoszenie, umiejscowienie oraz krótkie opisanie usterki.
  3. Warunkiem koniecznym do przyjęcia zgłoszenia jest wypełnienie rubryk zawierających informacje:
    1. imię nazwisko zgłaszającego,
    2. adres zamieszkania lub do korespondencji,
    3.  telefon kontaktowy,
    4. określenie miejsca usterki (adres obiektu),
    5. określenie usytuowania miejsca usterki w obiekcie lub w terenie,
    6. e-mail zgłaszającego,
    7. krótki opis usterki.
  4. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia usterki jest przesyłane do zgłaszającego pocztą e-mail.
  5. Administrator prowadzi ewidencję zgłoszonych usterek.
  6. Równolegle pozostają dotychczasowe sposoby zgłaszania usterek tj. osobiście, telefonicznie lub pisemnie.

§ 7.
Inne postanowienia

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego regulaminu. Zmiany zostaną zamieszczone na stronie internetowej Administratora.
  2. Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie przez administratora danych osobowych dla celów realizacji usługi IKL.
  3. Administrator oświadcza, że posiadane dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celach statutowych.
  4. Użytkownikowi przysługuje prawo do wglądu i aktualizacji swoich danych osobowych.

Niniejszy regulamin został przyjęty uchwałą Zarządu nr 8/2015 z dnia 08/06/2015r. i wchodzi w życie z dniem 01 lipca 2015r.