IKL Opis Internetowej Kartoteki Lokali

Szanowni Mieszkańcy!

Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „ORUNIA” w Gdańsku informuje, że z dniem 01.07.2015r. zostaje uruchomiona aplikacja Internetowej Kartoteki Lokali (IKL).

Co umożliwia IKL?

  • przeglądanie danych o posiadanych lokalach, takich jak adres, rodzaj lokalu, powierzchnia użytkowa, liczba zamieszkałych osób, tytuł własności,
  • miesięczne naliczenia, wpłaty, korekty, saldo BO/BZ, odsetki,
  • datę księgowania dokumentu, typ dokumentu (naliczenie, wyciąg bankowy, korekta/rozliczenie), treść dokumentu, termin zapłaty, typ operacji (należność, wpłata),
  • naliczenia czynszu z podziałem na miesiące,
  • naliczenia dodatkowe (rozliczenie energii elektrycznej w garażach, i inne z podziałem na miesiące),
  • rozliczenie zużycia wody zawierające: stan wodomierzy, data odczytu wodomierzy, ilość zużycia ZW i CW, cena ZW i cena podgrzania ZW, naliczona zaliczka ZW i CW, kwota wynikająca z różnicy pomiędzy zaliczką i kosztem, kwota rozliczenia,
  • rozliczenie CO zawierające: powierzchnię grzewczą całego budynku, koszt zakupu energii cieplnej dla całego budynku, sumę naliczonych zaliczek dla całego budynku, rozliczenie całego budynku, kwotę z rozliczenia całego budynku przypadająca na 1m² powierzchni grzewczej, kwotę wynikająca z rozliczenia lokalu (niedopłata/nadpłata),
  • zgłaszanie usterek technicznych w lokalach, budynkach oraz nieruchomościach drogą elektroniczną takich jak: usterki w piwnicach, pomieszczeniach gospodarczych, klatkach schodowych, śmietnikach, uszkodzeń skarp, zieleni, elewacji, kiosków wejściowych itd.

Jakie korzyści daje IKL?

Chcąc zapoznać się z wymienionymi danymi nie muszą już Państwo kontaktować się z nami osobiście czy telefonicznie, wymienione dane można uzyskać nie wychodząc z domu, za pomocą komputera z dostępem do sieci Internet. Dane zawarte w ILK obejmą okres od dnia 01.01.2015r.

Jak uzyskać dostęp do IKL?

Wystarczy osobiście z dowodem tożsamości zgłosić się do Spółdzielni (pokój nr. 13 codziennie w godzinach 10:00 – 14:00 lub pozostałych godzinach pracy Spółdzielni pokój nr. 4), zapoznać z Regulaminem IKL oraz wypełnić Formularz Zgłoszeniowy. Po wypełnieniu Formularza otrzymają Państwo login oraz tymczasowe hasło (hasło jest jednorazowe) dostępu do systemu IKL.

Jak korzystać z IKL?

W celu zalogowania się należy uruchomić zakładkę IKL na naszej stronie internetowej www.sm-orunia.pl lub skorzystać z bezpośredniego adresu www.ikl.sm-orunia.pl.

Po pierwszym zalogowaniu system poprosi o zmianę hasła z tymczasowego na własne. Informujemy, że Spółdzielnia nie gromadzi informacji o indywidualnych hasłach i nie może ich odtworzyć. W przypadku utraty hasła, Spółdzielnia może jedynie ponownie wygenerować nowe jednorazowe hasło. Nowe hasło może też wygenerować sam użytkownik o ile wcześniej (np. podczas pierwszego logowania) wpisał adres e‑mail.

Po zalogowaniu dostępne są 4 zakładki:

  1. Przeglądanie IKL
  2. Zgłoszenie usterki
  3. Ustawiania
  4. Wyloguj

W prawym górnym rogu aplikacji znajdziemy również datę ostatniej aktualizacji danych IKL oraz niżej imię i nazwisko użytkownika wraz z numerem członkowskim lub numerem ewidencyjnym. Dane zawarte w systemie IKL są aktualizowane nie rzadziej niż raz w tygodniu.

  1. Przeglądanie IKL – w tej zakładce dostępne są wszystkie lokale (mieszkania, garaże) przypisane do numeru członkowskiego (lub numeru ewidencyjnego). W kolumnach znajdziemy:
    • Symbol lokalu,
    • Adres lokalu,
    • Rodzaj zabudowy,
    • Rodzaj własności,
    • Powierzchnię,
    • Liczbę osób.

    W celu przeglądania kartoteki lokalu należy kliknąć na dany lokal (mieszkanie, garaż) w kolumnie Symbol lokalu.

    W kartotece lokalu znajdują się następujące kolumny:

    • Miesiąc – klikając na poszczególne miesiące można przejrzeć wszystkie operacje, jakie miały miejsce w wybranym miesiącu, jest tu również bilans otwarcia, czyli nadpłata lub zadłużenie z poprzedniego roku,
    • Naliczenia – jest to wysokość opłaty w danym miesiącu,
    • Inne (korekty) – w tej kolumnie znajdują się min rozliczenia ogrzewania, zużycia wody oraz inne,
    • Do zapłaty – kwota do zapłaty w danym miesiącu, czyli naliczenia ewentualnie powiększone lub pomniejszone o np. rozliczenie zużycia wody czy ciepła,
    • Wpłaty – wpłaty, które wpłynęły do Spółdzielni w danym miesiącu,
    • Saldo – nadpłata lub zadłużenie (poprzedzone znakiem „-„) na koniec miesiąca. UWAGA – wpłaty wpłacane w ostatnich dniach miesiąca mogą dotrzeć do Spółdzielni w następnym miesiącu.

    W kartotece w górnej części znajdują się również dodatkowe zakładki:

    • KARTOTEKA – została omówiona wyżej,
    • DOKUMENTY – wszystkie dokumenty księgowe (naliczenia, wpłaty, przeksięgowania) w danym roku ułożone chronologicznie od najstarszego,
    • NALICZENIA – wszystkie składniki naliczeń (min. opłata eksploatacyjna, ubezpieczenie, opłata na fundusz remontowy, zaliczka na centralne ogrzewanie, energia elektryczna części wspólnych i inne) z możliwością przeglądania wysokości w poszczególnych miesiącach,
    • NALICZENIA DODATKOWE – dodatkowe naliczenia dotyczące garaży,
    • MEDIA – stany wodomierzy w okresach rozliczeniowych, zużycie wody, rozliczenie zużycia wody oraz rozliczenie zużycia centralnego ogrzewania przedstawiające między innymi: powierzchnia grzewcza całego budynku, koszt zakupu energii cieplnej dla całego budynku, suma zaliczek, rozliczenie, rozliczenie na 1m2 powierzchni, rozliczenie lokalu.
  2. Zgłoszenie usterki – po kliknięciu zostaniemy przeniesieni do Formularza Zgłaszania Usterek Technicznych. Formularz umożliwia zgłoszenie drogą elektroniczną takich usterek jak uszkodzenia budynków, elewacji, piwnic itd.Warunkiem koniecznym do przyjęcia zgłoszenia jest wypełnienie rubryk zawierających informacje:
    1. imię nazwisko zgłaszającego,
    2. adres zamieszkania lub do korespondencji,
    3. telefon kontaktowy,
    4. określenie miejsca usterki (adres obiektu),
    5. określenie usytuowania miejsca usterki w obiekcie lub w terenie,
    6. e-mail zgłaszającego,
    7. krótki opis usterki.

    Po skorzystaniu z Formularza zostaje wysłany e-mail do działu Technicznego oraz kopia wiadomości do zgłaszającego. UWAGA – prosimy zwrócić uwagę na dokładne wypełnienie formularza.

  3. Ustawiania – w tej zakładce można dokonać zmiany hasła oraz dodania/zmiany adresu e‑mail. UWAGA – po dokonanych zmianach prosimy pamiętać o kliknięciu w przycisk Zapisz.
  4. Wyloguj – powoduje wylogowanie z systemu IKL.